Los contratos son transversales a cualquier relación interna y externa dentro de las empresas, y por esto existe
en la administración de contratos una oportunidad para asegurar el crecimiento sostenido de las operaciones de una
compañía.
La gestión contractual es una disciplina relativamente nueva y son pocas las empresas que cuentan con un área
encargada específicamente de esta labor. Por esto, suele estar dispersa en varias áreas de la empresa y de manera
analógica, por lo cual se hace difícil su administración. Es por este motivo que resulta muy útil ver la gestión
contractual como un proceso integrado, usando para este fin el modelo del ciclo de vida de los contratos.
Cuando la empresa ejecuta el proyecto por el sistema de contratos por especialidad (diseños, provisión de equipos,
construcción y montajes), la labor de coordinación del Jefe de Proyecto es muy importante. Las razones son varias:
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Las características de prototipo del proyecto generan incertidumbres que se aclaran y resuelven solo a medida que
avanzan los trabajos y se termina por conocer toda la información necesaria para ejecutar correctamente. Lo
anterior crea la necesidad de hacer adaptaciones o cambios de mayor o menor nivel, sea por la necesidad de
corregir diseños, de adecuar plazos o recursos a la realidad del terreno, estar atento a la modificación de las
fechas de entrega de recursos para la construcción o de los equipos del proyecto, etc.
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El Jefe de Proyecto debe crear sistemas de trabajo para prever estos cambios, mitigar sus efectos, coordinar
oportunamente las modificaciones de entrega de información y convenir nueva programación de corto plazo entre
contratos afectados. Adicionalmente, debe acordar los ajustes de precios que sean necesarios.
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Cada contrato tiene sus propios objetivos, que determinan las Bases de Contratación preparadas por el
contratante. Nuestra empresa propone su metodología (cuándo, cómo y con qué hacer) y sus expectativas económicas
(precios) en la Propuesta aceptada o convenida con el adjudicatario. Las modificaciones necesarias durante el
proceso de ejecución pueden afectar esas expectativas y el Jefe de Proyecto es quien mejor visión tiene del
conjunto de los contratos como para coordinar e integrar oportunamente los cambios que involucren a varios de
ellos (diseños, provisión, ejecución). Adicionalmente, es quien tiene la autoridad y la responsabilidad para
convenir las compensaciones en plazo y precio que aquellos cambios requieren y merecen.
La siguiente grafica muestra las funciones de autoridad y coordinación de nuestro concepto de coordinación
antes descrito
